Nella vita di un’azienda sono tantissime le occasione in cui si
presenta la necessità o la volontà di organizzare un evento. E parlando
di eventi, mi riferisco al significato più ampio del termine: da una
riunione aziendale a un incontro con partner e fornitori, da una
convention a un’open house, da una conferenza stampa a un workshop.
Ma
quali sono le regole da osservare affinché un evento venga organizzato
nel migliore dei modi?
Esiste un codice di cerimoniale che dovrebbe essere osservato, a
partire dalla cena formale organizzata nella propria abitazione fino ad
arrivare a eventi pubblici di ampio respiro. Ovviamente non tutti gli
eventi richiedono il rispetto pedissequo di tale “regolamento”, ma credo
che possa essere interessante almeno conoscerne l’esistenza e i
principi basi, per decidere poi in quali occasioni sia necessario
applicarlo. Il cerimoniale comprende delle regole di forma, che
rappresentano uno specchio di importanti regole di sostanza: quando
organizziamo un evento, il nostro ospite deve essere accolto e coccolato
affinché si senta importante al punto giusto e a suo agio quanto basta.
La regola della destra
Il primo principio aureo del cerimoniale è la regola della destra. La
posizione più importante (sia essa tra le sedie di una platea, a un
tavolo relatori o in una fotografia) è a destra. Quindi se, ad esempio,
state organizzando un seminario dove ci saranno quattro relatori, sarà
importante predisporre le postazioni degli stessi osservando il seguente
ordine. Il relatore più importante (per prestigio, ruolo, carica
politica e/o aziendale) siederà nella posizione centrale a destra del
tavolo. Poi sarà necessario stabilire una graduatoria di importanza tra i
relatori. Quindi il secondo siederà alla sinistra del più importante,
il terzo alla sua destra e il quarto alla sinistra del secondo.
Lo so, vi siete già persi, ma non scoraggiatevi. Il tema è davvero
affascinante e la regola della destra è sempre lì pronta a darci una
mano.
Se adesso provate ad osservare la sala che state organizzando per il
vostro evento mettendovi dalla parte del pubblico, dovrete predisporre
la platea riservando i posti delle prime file alle personalità di
maggior spicco, rispettando sempre meticolosamente la regola della
destra.
Provate a immaginarvi la sala con sedie disposte in due blocchi e con
un corridoio centrale per il passaggio. L’ospite più importante siederà
nella prima fila, in posizione centrale e sul lato destro, alla sua
sinistra il secondo per importanza e alla sua destra il terzo e così
via.
Può darsi che ci siano eventi dove queste regole non sono necessarie,
ma pensate ad esempio se in occasione del 50° anniversario della vostra
azienda dovesse venirvi la non tanto inusuale idea di invitare anche il
sindaco della vostra città. Magari per voi il cerimoniale è materia
inesplorata e non necessaria, ma lui che lo conosce sicuramente non sarà
così onorato di sedere lateralmente in terza fila, magari nascosto dal
cappello che vistra suocera ha deciso di riesumare dalla soffitta per
questo grande evento.
Cerimoniale o galateo
Certamente qualcuno di voi sta pensando: sì certo il galateo, due regolette sul baciamano e basta ricordarsi di aprire la porta alle signore e il gioco è fatto! E no! È proprio qui che vi volevo. È necessario sottolineare che il cerimoniale è tutt’altra cosa dal galateo. Ad
esempio, secondo il galateo la signora deve sempre stare a destra, lo
farà a tavola come in auto. Ma questo non vale nel cerimoniale, perché
se ad esempio il presidente di un’azienda è uomo mentre il
vicepresidente è una donna, quest’ultima negli eventi ufficiali sarà
sempre alla sua sinistra. E se i sindaci in sala dovessero essere due?
Qui la faccenda si complica. Di fronte a cariche pubbliche esiste una
vera e propria graduatoria da rispettare, partendo dal presidente della
Repubblica, passando poi al presidente del senato, al presidente della
camera, al presidente del consiglio e così via. Per gli ambasciatori e i
consoli, in caso di pari carica, vale il criterio dell’accreditamento.
In sostanza l’ambasciatore che avrà diritto alla posizione più
prestigiosa sarà quello che ha la maggior anzianità in termini di
mandato. Un dato questo, non certo facile da verificare. E quindi
tornando ai nostri due sindaci a cui assegnare una posizione conforme
alle regole del cerimoniale, che non offenda nessuno, essendo pari
carica si seguirà l’ordine alfabetico del nome del comune rappresentato,
tenendo però conto che il capoluogo di regione è più importante del
capoluogo di provincia. Quindi se avrete l’occasione di ospitare a un
vostro evento il Sindaco di Milano e quello di Varese, al signor Pisapia dovrà essere riservato il posto di maggior prestigio.
Ex mogli, mariti e amanti
Un’altra regola che potrebbe essere utile è quella da applicare
qualora decideste di invitare all’evento delle personalità pubbliche. In
primo luogo non è consono invitare ad una cerimonia istituzionale un
“ex”. E non mi riferisco alla vostra prima moglie, ma ad esempio
all’ex sindaco. L’invito va sempre rivolto alla persona che attualmente
riveste la carica pubblica, mentre gli “ex” potranno essere invitati in
occasione di eventi a carattere storico/rievocativo, come ad esempio per
la celebrazione di anniversari.
Abbiamo parlato di eventi e di personalità, tralasciando ma non
dimenticando una parte importantissima dell’evento, quella da cui lo
stesso nasce: l’invito. Ci sono tre tipologie di inviti: impersonali,
personali e lettere di invito alle quali, qualora dovessimo riceverle,
saremo obbligati a rispondere per iscritto, anche in caso di declino.
Quindi stilata la lista degli invitati e scelta la modalità di
invito, potremo decidere che lo stesso sarà rivolto al nostro invitato
più un accompagnatore (sia esso la moglie, il marito, la convivente o
l’amante ufficiale).
Anche qui il cerimoniale viene in nostro aiuto, fornendo indicazioni
ben precise. Ritornando all’esempio del Sindaco di Milano, potremo
invitare il Signor Pisapia, indicando sull’invito il suo nome &
Consorte. Il termine “consorte” potrà essere utilizzato sia per la moglie, sia per indicare il marito.
Altra storia sarà se avremo la certezza che il nostro invitato è sposato. In questo caso indicheremo il suo nome & Signora.
Il look: rispettare il dress code
Un ultimo suggerimento è quello legato al look! Questa non è una
rubrica di moda e quindi non è certo mia intenzione disquisire sul fatto
che la giacca a quadri sia old fashion, piuttosto che il calzino bianco, tanto amato da Michael Jackson, probabilmente
stesse bene solo a lui. È però necessario tener presente che anche il
cerimoniale ha un dress code ben preciso che va rispettato e che
abitualmente viene indicato sull’invito.
Se ricevete un invito con la dicitura “cravatta nera”, non ritenetevi
obbligati ad indossarne una che non avete, ma ricordatevi che è
richiesto tassativamente lo smoking per gli uomini e l’abito da sera
lungo per le donne. Se la dicitura è “Cravatta bianca” gli uomini
dovranno indossare il frack.
Molto probabilmente questo articolo sull’arte del cerimoniale
non è sufficiente per snocciolare tutti i dettami e le regole per
organizzare ogni singolo evento.
L'argomento è quantomeno affascinante e per prepararvi al prossimo approfondimento, vi invitiamo a fare un piccolo esercizio per tenervi in forma. Quando guardate il telegiornale con servizi su eventi pubblici, o leggete un articolo con tanto di foto delle personalità presenti, fate caso a come sono vestiti e soprattutto esercitatevi sulla regola della destra e dell’accreditamento. Capiterà di notare cose interessanti come il nostro Presidente del Consiglio in terza fila, anche se certamente avrebbe preferito sedersi più avanti.
L'argomento è quantomeno affascinante e per prepararvi al prossimo approfondimento, vi invitiamo a fare un piccolo esercizio per tenervi in forma. Quando guardate il telegiornale con servizi su eventi pubblici, o leggete un articolo con tanto di foto delle personalità presenti, fate caso a come sono vestiti e soprattutto esercitatevi sulla regola della destra e dell’accreditamento. Capiterà di notare cose interessanti come il nostro Presidente del Consiglio in terza fila, anche se certamente avrebbe preferito sedersi più avanti.
